Executive Assistant

Description:

المسؤوليات و الواجبات :

· تنظيم إجتماعات الرئيس التنفيذي وإعداد جدول أعماله.

· حضور الإجتماعات وتدوين المحاضر .

· تلقي واستقبال الإتصالات الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي وتحويلها والتعامل معها.

· متابعة مواعيد أعمال الرئيس التنفيذي وتذكيره بها قبل فترة مناسبة.

· تحديد مواعيد المقابلات للرئيس التنفيذي ومراجعته فيها وموافقته على المقابلة وإبلاغ طالب المقابلة بذلك.

· استقبال الزائرين للرئيس التنفيذي والترحيب بهم.

· القيام بجميع المراسلات الداخلية أو الخارجية التي تطلب منها سواء بالبريد الإلكتروني أو الورقية والتي تخص مكتب الرئيس التنفيذي.

· إعداد وصياغة الخطابات الصادرة وطباعتها وإرسالها بعد توقيع الرئيس التنفيذي وحفظ نسخة لأي رسالة أو خطاب أو تعميم أي كان نوعه .

· تسجيل البريد الصادر من مكتب الرئيس التنفيذي وتسليمه للموظف المختص في الشركة .

· تنظيم كافة الملفات والرسائل والبيانات والمعلومات أيٍ كان نوعه في مكتب الرئيس التنفيذي سواء كان الصادر والوارد حسب التواريخ .

· العمل على السرية التامة للملفات والأوراق الموجودة في مكتب الرئيس التنفيذي.

· السرية التامة بكل ما يخص الشركة.

· الحفاظ على السجلات الورقية والإلكترونية وضمان تنظيم المعلومات وإمكانية الوصول إليها بسهولة.

· التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها أمنه.

· القيام بما يوكل إليها من مهامات أخرى مرتبطة بأهداف وظيفته.

المؤهلات والمتطلبات:

· درجة بكالوريوس في تخصص ذات صلة.

· مهارات قوية في الكتابة واللفظ والعرض بالغتين العربية والإنجليزية.

· القدرة على العمل مع مجموعة واسعة من القضايا الحساسة والسرية.

· مهارات قوية في برامج Excel & MS Office.

· مهارات عالية في تنظيم وإدارة الوقت.